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        1. 扶持與推廣檔案事務社會化的現實意義

          扶持與推廣檔案事務社會化的現實意義

          寶上越

          【摘  要】:在中國檔案面臨的一系列新形勢下,扶持與推廣檔案事務社會化具有現實意義。其在社會效益方面,可作為檔案行政管理部門職能轉型的前期準備工作。在經濟效益方面,可以為推動地方經濟結構向高端第三產業發展添磚加瓦。

          【關鍵詞】:新形勢、職能轉型、檔案事務社會化、檔案事務所

          隨著我國社會主義市場經濟的蓬勃發展,有相當數量的私營企業逐漸向正規化、專業化的大體量經濟實體演變。在這一過程中,企業自身會自然而然的發現,諸如會計、法律、檔案等繁瑣的大量非行政事務在耗費企業的管理成本【1】,且效率低下,形成明顯的企業發展瓶頸。部分相應的專業化服務機構近年來應運而生且效益顯著,卓有成效的滿足了私營企業逐漸壯大的商業發展需求。

          然而,針對私營企業的檔案事務服務在我國仍然滯后,在私營經濟飛速發展的二三線城市更為明顯。以鄂爾多斯為例,根據我們對私營企業檔案業務長達十年的跟蹤觀察結果發現,煤炭、鋼鐵、路橋等高速發展行業,對專業的檔案事務服務需求逐年遞增。在這種供不應求的態勢下,一些本地的檔案事務所才后知后覺的成立并緩慢發展起來,但市場需求仍然需要外地檔案事務所進一步參與進來,才能勉強滿足。

          這對參與調研人員來說,是一個新發現:私營企業因商業發展需要,對所有可以促其自身發展的專業化因素都十分敏感,檔案服務作為企業文化的重要組成部分日益為企業所重視和加強,所以先于社會大眾產生了較強的檔案意識,進一步產生了對檔案保管、研究分析、開發等業務的自覺性。可以說,這是市場經濟發展到一定程度時,檔案事業將會必然遇到的新態勢。

          針對這一新態勢,我們進一步思考:中國檔案人在這一事業新態勢來臨以前,需要做些什么?更具體的說,二三線城市的檔案部門在新態勢來臨以前,如何合理應對來把握機會。

          我們思考得到的結果是,需要扶持和推廣檔案事業社會化。這對未來檔案事業的發展以及地方經濟建設都具有非凡的現實意義。

          一、作為檔案行政管理部門職能轉型的前期準備

          2009年6月,財政部、國家發展改革委員會等九部委聯合下發了《關于鼓勵政府和企業發包促進我國企業服務外包產業發展的指導意見》,《意見》鼓勵政府和企業通過購買服務等方式,將數據處理等不涉及秘密的業務外包給專業公司,促進我國服務外包產業又好又快發展。2014年5月,中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出,要規范并支持社會力量參與檔案事務,充氣發揮檔案學會等社會組織的作用,推廣政府購買服務,凡屬事務性管理服務,引入競爭機制,通過合同、委托等方式向社會購買。2014年12月,國務院下發了《國務院關于促進服務外包產業加快發展的意見》,意見提出要明確產業發展導向,同步推進信息技術、業務流程和知識流程外包服務,著力發展高技術、高附加值服務外包業務,促進向產業價值鏈高端延伸。定期發布《服務外包產業重點發展領域指導目錄》,加強對服務外包產業發展指導。三個意見在五年之內接連促進了相關各項領域的服務外包產業發展,檔案事務作為業務性、知識技術性極強的服務普遍存在部門,成為未來政府采購服務和公有、私有制企業的服務外包項目,是明顯趨勢。提供相關服務的檔案中介機構,屬于獨立法人、自主經營的市場主體,行業規模必然跟隨市場規模進一步擴大。

          其天然具有服務性,追求社會效益。同時,作為市場主體的檔案中介機構也具有追求經濟效益的盈利性。如何保證兩種基本性質的平衡,是此類行業發展的首要問題:誰來負責政府監管?誰來對此類經濟活動主體的進入、退出、相關資質進行監督與管理?

          對此,檔案行政管理部門的職能轉型就呼之欲出。其管理職能將發生重大變化,以期更好地履行統籌規劃、組織協調、強化監督的職能,實行宏觀的檔案事業管理。【2】但是這需要一個前提條件:檔案行政管理部門對檔案中介機構的管理需要相應法律法規作為支持,其監管權力需要受到法律認可,確定監管角色。【3】

          而相關立法,又需要在前期針對這些作為市場主體的檔案中介機構行業進行充分調研,才能保證立法準確,尺度適宜。這一套環環相扣的行業進步程序缺一不可,否則以最樂觀的估計,中國的檔案事業的滯后仍然要持續到2020年以后。

          前文提到檔案中介機構是獨立法人的市場主體,檔案行政管理部門對其沒有法律上的監管依據和權力,那么針對其行業的立法前期調研就無的放矢。江浙地區作為全民所有制企業或事業單位,實際意義上并不完全屬于該行業的普遍業態。【4】

           我們針對具有市場主體性質的檔案中介機構的唯一深入充分調研途徑只有兩個:第一是促使成立相關的行業協會,通過行業協會進行調研。然而近年來我們鄂爾多斯檔案局在相關跟蹤觀察調研中發現,該行業的行業壁壘非常嚴重,原因就在于行業市場極大而從業市場主體較少,經濟效益豐厚,其行業自身對這種缺乏監管又鮮于競爭的商業環境十分維護。更遑論以立法監管為目的,去要求行業配合對其進行立法前期調研。

           這就是當今檔案事業社會化、商業化的態勢:少部分人悶聲發財,樂得無人監管,在缺乏競爭的環境下毫無業務進步可言,行業進入剛萌發就倒退的惡性循環,偏偏在此時檔案事業發展的關鍵節點又悄然而至。

          第二個路徑相對具有開放性,便于受到接受:如本文題目所示,對檔案事務社會化進行一定程度的扶持與推廣。當我們以未來行業的監管者為面目示人,反饋給我們行業的抵觸情緒在所難免。那如果我們以行業的扶持者與推廣者的面目與之接觸呢?

          這個問題很容易理解:國家檔案局針對作為市場主體的檔案中介機構,準備一套包含投資、補貼、政策支持等內容的一攬子優惠政策,誰愿意接受扶持的配套監管辦法,誰就可以拿到這些優惠扶持。這時整個封閉的循環就可以被打破,政府和人大可以將此作為切入點,進行檔案中介機構行業立法的前期深入調研。

          此立法前期調研如果能推動相關行業監管法律成形,檔案行政管理部門的職能轉變就可以堅實的達成,權力空前擴大,推動相關事業和行業的發展力量會陡然增加,促使整體穩步進入到有序競爭、市場氛圍濃厚的高速發展良性循環。【5】

          二、為推動地方經濟結構向高端第三產業發展添磚加瓦

          一部人類文明史就是一個社會分工的進程史,每一次社會大分工,都可以強有力的推動人類社會向前邁進一大步。人類文明進入工業時代以來,遇到的棘手問題接踵而至,蓬勃發展的商業對人類提出了數字形式的挑戰,會計成為解決巨量復雜數學運算的方法,會計師行業就此誕生。現代化城市的出現又為人類帶來了針對秩序的嚴峻考驗,法律開始構建人與人的新秩序,使人們可以面對法律世界的律師行業因此誕生。當人類每每遇到新的文明進步羈絆時,一個全新的解決方式和社會分工就會出現,為人們解決以往令人感到棘手的問題。

          進入二十一世紀,我們又遇到了一個從未謀面的新局面:這是一個信息爆炸的時代,人類的平均文化程度從未達到如此高的水平,人類的交流手段也從未如此便捷和迅速。人人都會產生信息,人人都在傳遞信息。在以往信息交流手段不甚發達的兩千多年,文字作為信息的主要載體,作為少部分人的特權,稀缺而珍貴,我們還有能力盡量保存并逐漸消化,進行開發利用。然而到了今天,我們在用老辦法梳理著巨量的信息,雖有超乎往常的收獲,但同時流失的珍貴信息也比以往任何時候都值得扼腕嘆息。信息大爆炸向人類提出一個新問題,如何保留有價值的信息?檔案人需要毫不猶豫的將信息保存作為己任,解決當下這個挑戰。

          這不僅僅是挑戰,也是機遇,是需求,是市場,是社會效益,也是經濟效益。過去只需要我們對國家決策層負責,要保留重要信息,要對這些重要信息開發利用,呈獻給決策層作為政策參考。一個睿智的人,需要知道昨天的自己都做了什么事情,才能決定明天自己還要做哪些事情。新中國成立以后向前邁出的每一步都有我們檔案人的辛勤付出,從三峽大壩的長時間前期論證,到南水北調工程前期統籌規劃,中國檔案事業的厚重,在給后來人以大膽暢想未來的豪邁。 

          當商業以關乎國家命運的重要角色再次出現在中國的歷史舞臺,我們需要負責的對象就又增加了一位,商人。國家決策層需要參考關鍵的檔案文獻來決策重大戰略部署,商人也需要重要的翔實資料匯總,來考慮下一步發展方向。他們作為當今國家崛起的重要支持力量,也需要中國檔案人的傾力支持。

          不僅僅是國家決策層和商人,越進入信息爆炸的時代,各行各業的人們對檔案服務的需求就愈加繁盛,因為每個人每個行業都需要對信息加以儲存整理與開發。再加上信息技術的飛速發展,檔案從業者在面對巨體量信息的時候,更加游刃有余。

          除了以上所述的社會效益,經濟效益也不容小視。檔案事務所作為服務型行業,其自身的產業附加值就非常高,在服務型行業產業鏈中的位置可上可下,能夠產出基本的專業服務,也能消費諸多其他高附加值的專業服務,服務對象也可以是一二產業中的傳統部門。而且不論各行各業,只要市場主體的體量夠大,就必須尋求檔案事務的專業服務。

          以一個中等規模的律師事務所為例,其通常為合伙制,公司部門主要分為業務部門和行政支援部門。出于成本控制考慮,經營超過五年以上的律師事務所會委托專業的檔案中介機構來管理相關檔案。【6】檔案中介機構從中賺取的第一種收益是檔案基本管理委托費用。其后五年托管檔案會隨著正常業務進度增量,這期間短期(一年期)檔案委托費用是呈上漲態勢的,出于成本控制的需要,律師事務所會要求檔案中介機構將這批檔案的大部分作電子化處理,這是檔案中介機構賺取的第二種收益。如果包含對律師事務所的臨時檔案管理培訓指導服務、開發利用出版整理等全套規范化服務,所產生的收益種類將近十種。

          如果參與到大型商業活動(諸如并購)中的前期準備和后期檔案整理,單次收益就非同小可。其在賺取收益的同時,專業而卓有效率的工作與會計師事務所、律師事務所通力配合,往往能使商業項目以極快的進度成形。商業社會,時間就是金錢,越為精細的分工越有利于搶占先機,促使利潤最大化。

          任由市場需求來吸引供給緩慢成形,這是經濟自由主義的思路。以行政手段來對市場經濟產生積極影響,這才是中國社會主義市場經濟的一大閃光點。本文開頭所提到的國人檔案意識萌芽初露,這是一面新態勢;國家努力穩增長、調結構、擴大內需、促進服務業外包,這是一套新政策;科技領域信息技術相關成果日臻成熟,這是一個新條件。我們檔案人需要抓住這一千載難逢的絕佳機遇,做好我們應該在太陽初升以前應該做的事情。

          也就是說,扶持和推廣檔案事務社會化是我們的事業從朱墻走出,迎向廣闊天地的必由之路。檔案事業將以商業化面貌的檔案事務所為排頭兵,迸發活力,服務全社會,實現自身價值。檔案行政管理部門和檔案學會,將以監管者和智庫的角色保證這個嶄新的朝陽行業處于健康穩定的良性循環。

          參考文獻】:

          [1]、[2]吳加琪,李廣都.我國檔案中介組織的現狀分析及業務展望[J]檔案學研究,2004(4):49-51.

          [3]毛靈芳.對主張檔案業務外包的反思[J].檔案管理,2013(3):29.

          [4]魏兆融.檔案事務所的工作實踐與思考[J].檔案學通訊,1994(5):21.

          [5]徐云鵬、潘純瑤.淺談我國檔案中介機構的改革[J].蘭臺世界,2008(12):46-47.

          [6]趙聯果.律師事務所業務檔案管理存在的問題及對策[J].科學管理,2015(2):85.

          發布者:后臺管理員   點擊數:3025   發布時間:2015-05-09 14:55:39   更新時間:2018-01-04 15:10:43
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